Cara membalas chat WhatsApp pelanggan lebih cepat untuk usaha kecil

Pelanggan yang bertanya lewat WhatsApp biasanya menunggu jawaban dalam hitungan menit, bukan jam. Kalau Anda membalas lambat, mereka sering sudah pindah bertanya ke toko lain. Kabar baiknya, sebagian besar pertanyaan itu berulang, jadi bisa dijawab dengan cara yang lebih rapi.

1. Catat pertanyaan yang paling sering muncul

Buka riwayat chat satu minggu terakhir dan tandai pertanyaan yang sama. Untuk kebanyakan usaha kecil, daftarnya pendek: harga, ongkos kirim, jam buka, alamat, cara pesan, dan cara bayar. Lima sampai sepuluh pertanyaan ini biasanya mencakup sebagian besar chat masuk.

2. Tulis satu jawaban tetap untuk tiap pertanyaan

Tulis jawaban yang lengkap dan ramah dalam dua sampai tiga kalimat. Sertakan hal yang biasanya ditanyakan setelahnya, misalnya estimasi waktu pengiriman setelah Anda menyebut ongkir. Jawaban yang lengkap mengurangi bolak-balik.

3. Pasang sebagai balasan cepat atau balasan otomatis

Ada dua tingkat. Balasan cepat di aplikasi WhatsApp Business membantu Anda mengetik lebih singkat, tetapi tetap Anda yang menekan kirim. Balasan otomatis menjawab sendiri begitu pelanggan menulis kata kunci seperti "harga" atau "alamat", termasuk saat Anda tidur. Untuk usaha yang chat-nya sudah ramai, tingkat kedua yang menghemat waktu.

4. Tetapkan jam buka dan pesan di luar jam

Pelanggan lebih sabar kalau tahu kapan akan dibalas. Pasang pesan sambutan yang menyebut jam buka, dan pesan di luar jam yang berkata kapan Anda membalas. Tanpa itu, chat malam hari terasa diabaikan.

5. Siapkan jalur ke manusia

Tidak semua pertanyaan cocok dijawab otomatis: keluhan, pesanan khusus, atau tawar-menawar. Beri pelanggan cara jelas untuk memanggil Anda, misalnya mengetik "admin". Saat itu asisten otomatis berhenti dan Anda mengambil alih. Di Chatnota, pelanggan cukup mengetik "admin", dan balasan otomatis berhenti sampai tim Anda selesai.

Kesalahan yang sering terjadi

• Jawaban otomatis terlalu panjang sehingga tidak dibaca.
• Tidak ada cara memanggil manusia, sehingga pelanggan yang butuh bantuan terjebak.
• Lupa memperbarui harga atau jam buka di balasan tetap.

Mulailah kecil: lima jawaban tetap sudah terasa bedanya dalam seminggu. Kalau chat Anda sudah terlalu banyak untuk ditangani manual, lihat paket dan harga atau minta demo.