Contoh Pesan Otomatis WhatsApp Business Siap Salin

Pesan masuk pukul 22.40: "Kak, yang warna sage masih ada?" Tidak ada yang membalas sampai pagi, dan pada jam itu pelanggan sudah bertanya ke toko lain. Pesan otomatis tidak bisa menjual untuk Anda, tapi bisa menahan orang itu sampai Anda bangun.

Di bawah ada contoh pesan otomatis WhatsApp Business yang bisa langsung disalin, dikelompokkan menurut situasi, lalu aturan menulisnya supaya tidak terdengar seperti mesin. Ganti bagian dalam kurung siku dengan data usaha Anda.

Ada tiga macam pesan otomatis di WhatsApp

Pesan sambutan terkirim ke orang yang menulis pertama kali. Pesan di luar jam terkirim saat usaha Anda tutup. Balasan cepat adalah teks tersimpan yang Anda panggil dengan mengetik garis miring, dan tetap Anda sendiri yang menekan kirim.

Ada satu batas yang perlu diketahui sejak awal. Aplikasi WhatsApp Business menyediakan ketiganya, tetapi tidak bisa menjawab sendiri sesuai pertanyaan. Kalau pelanggan menulis "ongkir" dan Anda ingin jawaban ongkir terkirim tanpa mengetik apa pun, itu butuh sistem di WhatsApp Business Platform. Perbedaan lengkapnya dibahas di WhatsApp Business app vs Platform.

Contoh pesan sambutan

Sambutan yang baik pendek, menyebut nama usaha, dan mengajukan satu pertanyaan supaya percakapan jalan.

Toko online

Halo Kak, terima kasih sudah chat [Nama Toko]. Kami buka setiap hari jam 09.00 sampai 20.00 WIB. Kakak lagi cari produk apa?

Kuliner

Halo Kak, selamat datang di [Nama Warung]. Pesanan hari ini kami terima sampai jam 15.00. Mau pesan apa? Kirim nama menu dan jumlahnya, nanti kami hitungkan totalnya.

Jasa

Halo Bapak/Ibu, terima kasih sudah menghubungi [Nama Usaha]. Boleh diceritakan kebutuhannya, dan kapan rencana dikerjakan? Kami balas pada jam kerja, Senin sampai Sabtu, 08.00 sampai 17.00.

Contoh pesan di luar jam buka

Pesan ini punya dua tugas: memberi tahu bahwa Anda tutup, dan menyebut kapan pelanggan akan dibalas. Tugas kedua yang sering terlupa.

Tutup di malam hari

Halo Kak, [Nama Toko] sedang tutup dan buka lagi besok jam 09.00. Pesan Kakak sudah masuk dan kami balas paling lambat jam 10.00. Kalau mau langsung pesan, tulis produk, jumlah, dan alamatnya, biar besok bisa kami proses lebih dulu.

Libur panjang

Halo Kak, [Nama Usaha] libur sampai [tanggal]. Pesanan tetap bisa dicatat dan pengiriman dimulai [tanggal]. Untuk keperluan mendesak, hubungi [nomor lain].

Jawaban untuk pertanyaan yang itu-itu saja

Kalau Anda membuka riwayat chat seminggu terakhir, sebagian besar pertanyaan jatuh ke lima hal berikut. Simpan masing-masing sebagai balasan cepat.

Harga

Untuk [produk], harganya Rp[harga] per [satuan]. Kalau ambil [jumlah] atau lebih, jadi Rp[harga grosir]. Dikirim ke mana, Kak? Sekalian kami hitungkan ongkirnya.

Ongkir

Ongkir ke [kota] sekitar Rp[nominal] lewat [kurir], estimasi tiba [n] hari. Kalau Kakak kirim alamat lengkapnya, kami cek tarif pastinya.

Alamat dan jam buka

Kami di [alamat singkat], dekat [patokan]. Buka Senin sampai Sabtu, 09.00 sampai 20.00. Lokasi di peta: [tautan].

Cara pesan dan bayar

Caranya gampang: kirim nama produk dan jumlahnya, lalu alamat pengiriman. Nanti kami kirim total yang harus dibayar. Setelah bukti transfer masuk ke [bank, nomor rekening, a.n.], pesanan langsung kami proses.

Stok

Masih ada, Kak. Stok terakhir kami cek hari ini jam [jam]. Kalau mau, kami sisihkan dulu 2 jam. Kakak butuh berapa?

Satu lagi yang wajib punya, yaitu pesan untuk memanggil manusia:

Baik Kak, kami panggilkan admin ya. Biasanya dibalas dalam 15 menit pada jam buka.

Aturan menulis supaya tidak terdengar seperti mesin

• Sebut nama usaha di kalimat pertama, supaya tidak terbaca seperti siaran.
• Tulis jam balas yang benar-benar bisa Anda tepati. "Secepatnya" tidak berarti apa-apa bagi orang yang sedang menunggu. "Jam 9 pagi" berarti.
• Maksimal tiga kalimat, dengan satu pertanyaan di ujung.
• Satu emoji cukup. Barisan emoji membuat pesan terbaca sebagai promo massal.
• Pilih satu sapaan dan konsisten: "Kak" untuk toko online, "Bapak/Ibu" untuk jasa atau penjualan ke perusahaan.
• Baca ulang dengan suara keras. Kalau kalimatnya tidak akan Anda ucapkan di depan pelanggan, ubah.

Cara memasangnya di aplikasi WhatsApp Business

Buka Setelan, lalu cari menu alat bisnis. Nama menunya bisa sedikit berbeda antar versi aplikasi.

1. Pilih pesan sambutan, aktifkan, tempel teksnya, dan tentukan siapa yang menerimanya.
2. Pilih pesan di luar jam, aktifkan, lalu tentukan jadwalnya: selalu kirim, jadwal khusus, atau di luar jam kerja. Opsi terakhir hanya jalan kalau jam kerja sudah diisi di profil bisnis.
3. Pilih balasan cepat, buat pintasan seperti "/ongkir", lalu tempel teksnya.

Setelah itu coba dari nomor lain. Kirim pesan ke nomor usaha Anda sendiri pada jam buka dan di luar jam buka, untuk memastikan yang terkirim benar.

Kalau chat sudah terlalu banyak untuk diketik satu per satu

Ketika chat masuk ratusan per hari, mengetik "/ongkir" berkali-kali pun melelahkan. Di tahap ini sistem di WhatsApp Business Platform mengambil alih. Pelanggan menulis "harga", jawaban harga terkirim sendiri. Pelanggan menulis "admin", balasan otomatis berhenti dan Anda yang melanjutkan. Chatnota bekerja dengan cara ini, dan pesanan yang masuk ikut tercatat.

Satu catatan biaya: balasan otomatis lewat Platform dihitung sebagai pesan layanan. Sejak 1 Oktober 2026, 1.000 pesan pertama per nomor setiap bulan gratis dan sisanya berbayar. Rinciannya ada di biaya WhatsApp Business API.

Kapan pesan otomatis justru merugikan

• Pelanggan yang komplain. Jawaban "terima kasih atas pesan Anda" pada orang yang sedang kesal hanya menambah kesalnya. Alihkan ke manusia secepatnya.
• Isi yang sudah usang. Harga lama atau jam buka lama di balasan tetap lebih merusak daripada tidak ada balasan. Periksa semuanya tiap awal bulan.
• Tidak ada jalan ke manusia. Pelanggan yang butuh bantuan harus punya cara memanggil Anda. Bahasan lengkapnya ada di cara membalas chat WhatsApp pelanggan lebih cepat.
• Sambutan yang berisi promo panjang. Pelanggan baru ingin jawaban, bukan brosur.